Zoom sur les bonnes pratiques d’archivage

Les documents que vous produisez ou recevez dans le cadre de votre activité à l’Institut Pasteur, quels que soient leur date et leur support, sont à la fois des preuves et des traces de votre travail. Documents engageants et/ou témoignages historiques, ils appartiennent à l’Institut qui se doit de maîtriser ces informations et de se prémunir de leur perte. Pour répondre à ces besoins, une seule solution : adopter et appliquer de bonnes pratiques d’archivage.

 

Partant du constat que depuis plusieurs années une dérive importante s’est installée dans les dépôts d’archives effectués par les entités (contenus inappropriés, absence de tri, descriptions inexploitables), la direction a souhaité une remise à plat des modalités de ces versements. Le service des Archives a ainsi mis en place une nouvelle procédure pour les entités de recherche qui se caractérise par une simplification et un accompagnement personnalisé, afin de vous assister pas à pas dans cette démarche.

 

Les archives sont une fonction partagée : au sein de l’Institution, la gestion des archives est l’affaire de tous !

 

• L’archivage c’est quoi ?

C’est une gestion maîtrisée et une bonne organisation de l’information dans le temps, quel que soit son support, pour la rendre accessible durablement.

 

• L’archivage pourquoi ?

Pour retrouver facilement l’information et pouvoir la réutiliser, faire la preuve et justifier ses droits, répondre aux exigences légales,  garder la trace et préserver la mémoire de l’Institut.

 

•  L’archivage comment ?

• En appliquant de bonnes pratiques de classement de ses documents depuis leur création.

• En effectuant régulièrement des versements au service des Archives lorsque les documents ne sont plus d’utilité quotidienne mais doivent être conservés pour des raisons légales.

 

Si vous ne devez retenir qu’une chose : avant toute opération de remplissage de cartons, vous devez vous adresser au point de contact unique : archives@pasteur.fr