Nouveau processus concernant les commandes 2022

La direction financière a souhaité tester cette année la possibilité de passer des commandes jusqu’à la fin de l’année afin de :

• réguler l’activité dans vos services pour le suivi des stocks, le suivi des budgets, la prévision des besoins correspondant à la prévision d’activité sur la période ;

• limiter le nombre de livraisons et les ruptures de stock potentielles chez les fournisseurs ;

• éviter les surcharges de travail dans les services supports durant la période de fin et début d’exercice pour traiter les commandes, réceptionner, enregistrer et redistribuer dans les services les produits reçus et enregistrer les factures.

Veuillez toutefois noter, que, pour être prises en compte sur le budget 2022, les commandes de biens devront impérativement être livrées et les prestations réalisées avant le 31 décembre. Toute livraison ou réalisation postérieure à cette date impactera le budget 2023.

Ce dispositif sera avantageux pour tous si les commandes sont passées régulièrement dès maintenant afin de ne pas créer de charge supplémentaire sur les dernières semaines (effectifs réduits des services supports pendant les congés de fin d’année, fermeture des fournisseurs, nécessité de la présence d’une personne dans les entités pour réceptionner les produits livrés).

Merci ainsi de noter que :

• la saisie des paniers d’achat est possible jusqu’à la fin de l’année,

• l’imputation des dépenses sera faite sur 2022 à la condition que la livraison du produit ou la réalisation de la prestation soit faite avant le 31 décembre 2022

• l’anticipation des commandes, pour assurer la fluidité du processus, si possible, avant le 15 décembre pour permettre aux équipes des gestions d’assurer le traitement