Lancement du comité utilisateurs COUPA et premières actions suite aux retours terrain

Le 17 juin 2025 s’est tenue la première session du comité utilisateurs COUPA de l’Institut Pasteur. Ce groupe de travail transverse réunit, autour des enjeux majeurs de la plateforme COUPA, 19 membres aux profils variés et représentatifs de l’Institut Pasteur (directeurs de départements, OREX, assistants, lab manager, project manager, DF, DSI...).

Ce premier rendez-vous du comité a permis de faire le point sur la mise en service de l’outil (lancement le 20 janvier 2025), d’identifier les axes d’amélioration prioritaires et de renforcer la dynamique collective. 
 
Un grand merci aux 19 membres de ce comité pour leur disponibilité et leur participation active et constructive.
 
Les principaux axes d’améliorations évoqués lors du premier comité sont :

•    Factures en souffrances et relances des fournisseurs directement auprès des demandeurs
•    Éclaircissement des processus pour l’ensemble des utilisateurs et améliorations possibles
•    Notifications trop nombreuses et peu claires
•    Réception et responsabilités (nouvelles et anciennes)
•    Enrichissement des catalogues
•    Visibilité du processus de création fournisseur
 
Premier chantier du comité : l’enrichissement des catalogues COUPA

Au regard des besoins de l’Institut Pasteur, le premier grand chantier lancé par le comité vise l’enrichissement des catalogues de la plateforme. L’objectif est d’identifier, d’ajouter les familles ou articles manquants et d’améliorer la recherche au sein des catalogues pour répondre au mieux à vos besoins.
 
L’équipe COUPA a travaillé sur une amélioration des données et elle a besoin de vous. 

Aussi, vous êtes invités à faire remonter vos suggestions ou besoins d’ajouts de produits et familles de produits à l’adresse coupa@pasteur.fr, en précisant « catalogue » dans l’objet de votre message. 

Vos remontées seront partagées au comité utilisateur COUPA qui s’attèle à cet enrichissement.
 
Focus sur les irritants : 

En cas de relance d’impayé par un fournisseur, transférez directement la demande à coupa@pasteur.fr ou à votre gestion et n’hésitez pas à préciser les raisons de criticité du fournisseur au regard de vos travaux de recherche. 

Les messages seront suivis en coordination avec la comptabilité fournisseurs.
 
Si les notifications de COUPA ne sont pas un atout dans votre utilisation de l’outil, n’hésitez pas à les désactiver dans votre profil et à privilégier le menu « tâche à réaliser » de votre page d’accueil.

En cas de besoin votre gestion ou le support COUPA coupa@pasteur.fr sont là pour vous accompagner.