Retrouvez ici le message de la direction financière et de la direction des systèmes d’information pour un point de situation sur l’outil Coupa en ce début d'année
 
« Bonjour à toutes et tous, 
 
Depuis le déploiement du nouveau portail d’achats Coupa, des difficultés importantes et récurrentes ont affecté les équipes de l’institut, avec des impacts bien réels sur le quotidien et les relations entretenues avec les fournisseurs. Nous sommes pleinement conscients de ces conséquences négatives et totalement mobilisés pour y apporter des solutions. Nous souhaitons aujourd’hui partager avec vous un point d’étape transparent sur les actions déjà engagées et sur les prochaines étapes.
 
Ce qui a été fait 

Dès l’année dernière, des actions concrètes ont été mises en œuvre pour résorber les retards de paiement, améliorer l’outil et traiter en priorité les situations les plus critiques.

• Un travail approfondi a été engagé avec l’éditeur de l’outil Coupa pour améliorer la lecture automatique des factures qui s’est dégradée avec le changement d’outil : cette lecture automatique progresse pas à pas, et, bien que le processus prenne du temps, la tendance est à l’amélioration ;

• Un renforcement de l’interface entre les outils Coupa et SAP a été initié à partir de juillet 2025 afin de fluidifier durablement le traitement des flux ;

• En décembre 2025, une task force interne, appuyée par des prestataires externes, a permis de traiter près de 70 % des factures en attente, soit un total de 4 400 factures apurées avant la clôture budgétaire.

Grâce à ces efforts, la situation opérationnelle s’est améliorée. À fin janvier, le nombre de factures en attente de traitement s’établit à 3 530 contre 6 350 à fin octobre 2025. Outre ce reliquat de factures en instance, nous savons que tout n’est pas encore résolu pour les utilisateurs et les fournisseurs, et nous restons pleinement engagés pour traiter les anomalies structurelles qui subsistent.

Les actions en cours 

Nos efforts se concentrent actuellement sur plusieurs axes :

• Le traitement des situations urgentes afin d’éviter toute rupture d’approvisionnement - par exemple cas spécifique du fournisseur Air liquide - en étroite coordination entre la direction de l’Institut Pasteur, les demandeurs et les fournisseurs ;

• La résorption du reliquat de factures en souffrance, principalement des dossiers anciens ou complexes nécessitant des contrôles approfondis ;

• La mise en production prochaine d’un chatbot, destiné à mieux accompagner les utilisateurs en amont, sécuriser les commandes et limiter les anomalies lors du traitement des factures ;

• L’appel à un cabinet conseil spécialisé afin de réaliser un diagnostic complet et de construire un plan de sécurisation durable du processus achats, des rôles et de l’utilisation de l’outil : précisions sur feuille de route et calendrier.

• L’élaboration d’un plan de sécurisation durable du processus achats, des rôles et de l’utilisation de l’outil avec l’appui d’un cabinet spécialisé : la feuille de route issue de ce travail est en cours de finalisation.

Ce plan d’actions mobilisera l’ensemble des acteurs du campus. La direction financière, en étroite collaboration avec la direction des systèmes d’information, s’appuiera notamment sur le comité utilisateurs (lire le BIP du 11 juillet 2025) pour relayer les informations, accompagner les équipes, contribuer aux arbitrages et soutenir l’amélioration continue de Coupa.

Pour conclure 

Nous savons que les attentes sont fortes mais il n’est malheureusement pas encore possible de s’engager sur une date précise de résorption définitive de ces difficultés. Néanmoins, grâce à ce plan d’actions resserré et à la mobilisation de toutes et tous, nous visons des améliorations concrètes durant les prochains mois.

Nous tenons à remercier sincèrement l’ensemble des équipes déjà mobilisées, ainsi que l’ensemble du campus, pour son implication, sa patience et la qualité des retours partagés ces dernières semaines. Vos remarques et propositions sont essentielles et nourrissent directement les travaux en cours.

Nous vous présentons de nouveau nos excuses pour les difficultés rencontrées et vous assurons que tout est mis en œuvre pour retrouver un outil fiable, fluide et pleinement opérationnel. »
 
La direction financière et la direction des systèmes d’information