Message de la part de la direction financière et de la direction des systèmes d’information

" Suite à la mise en place du portail achats Coupa, un retard significatif est constaté depuis plusieurs mois dans le traitement et le règlement des factures fournisseurs. De nombreuses équipes et unités se trouvent impactées et font part de difficultés ainsi que de blocages récurrents. Nous sommes infiniment désolés pour cette situation et ses conséquences sur la relation avec vos fournisseurs et votre temps de travail, et vous prions de bien vouloir nous en excuser.
 
Tout est mis en place pour trouver une solution aussi vite que possible. La direction financière, en étroite collaboration avec la direction des systèmes d’information, et l’ensemble des parties prenantes du processus (demandeurs, valideurs, logistique), est pleinement mobilisée pour résorber ces retards dans les meilleurs délais. Un dispositif exceptionnel a été déployé dans cet objectif, comprenant les actions suivantes :

• Mobilisation d’une équipe de 15 personnes de la direction financière consacrée entièrement au traitement des retards et à la résolution des difficultés ;
   
• Règlement de 2 000 factures cette semaine, un rythme en accélération de 25% par rapport à la semaine précédente ;
   
• Amélioration de l’outil de lecture automatique des factures, dont une mise à jour sera prochainement effectuée par l’éditeur ;
   
• Renforcement de l’interface entre Coupa et SAP afin de fluidifier le traitement des flux ;
   
• Préparation de la mise en place d’un assistant virtuel sur le portail Coupa pour accompagner les utilisateurs dans l’utilisation de la plateforme et les guider étape par étape, afin de réduire les erreurs et de gagner du temps ;
   
• Réalisation d’une revue bi-hebdomadaire de l’avancement et de la priorisation des dossiers, selon la criticité des fournisseurs, les montants concernés et l’ancienneté des retards ; 
   
• Poursuite des actions de communication et de sensibilisation visant à améliorer la qualité des commandes, des réceptions et des factures fournisseurs.

Dans ce contexte, afin de faciliter notre travail de résolution des difficultés, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir  suivre les recommandations ci-dessous :  

1. Adresser à coupa@pasteur.fr l’ensemble des relances fournisseurs reçues : cette centralisation permettra d’optimiser la réactivité dans le traitement.
    
2. Pour toute question relative à la passation de commande ou à la réception, privilégier également le canal coupa@pasteur.fr.
    
3. Contacter les chargés de gestion de préférence les lundis et vendredis, ces derniers étant mobilisés en « task force » les mardis, mercredis et jeudis.

L’objectif reste de retrouver au plus vite des délais de traitement conformes aux engagements pris vis-à-vis des fournisseurs. À ce titre, une communication a été adressée à l’ensemble des fournisseurs en avril dernier, et une nouvelle information leur a été transmise cette semaine afin de les tenir informés et de leur présenter des excuses pour la situation actuelle. Nous reviendrons vers vous régulièrement pour vous livrer un état des lieux mis à jour du traitement de ces demandes. 
 
Nous vous remercions pour la compréhension, la mobilisation et la patience dont chacun fait preuve et restons à votre disponibilité pour répondre à vos questions.

Nous sommes pleinement mobilisés pour résoudre cette situation exceptionnelle et ses conséquences sur notre activité."