Nouveauté : digitalisation des dossiers RH des collaborateurs

La direction des ressources humaines poursuit ses actions de digitalisation et met en place, en étroite collaboration avec la direction des systèmes d’information, la dématérialisation du dossier RH des collaborateurs de l’Institut Pasteur (contrats de travail, avenants, RIB, etc.).

Depuis le 1^er octobre 2020, les dossiers des collaborateurs sont donc stockés et gérés électroniquement via la plateforme Peopledoc permettant ainsi :

• de gérer plus efficacement et plus rapidement les dossiers des collaborateurs,

• de renforcer la fiabilité et la sécurisation des données enregistrées.

À savoir :

• La solution PeopleDoc est déjà utilisée pour la signature des documents contractuels, et l’archivage des bulletins de paie dématérialisés via le coffre-fort électronique.

• Elle garantit la conformité réglementaire liée à la protection des données personnelles des collaborateurs (RGPD) :

- Le traitement des données a fait l’objet d’une inscription sur le registre des activités de traitement de l’Institut Pasteur après une analyse d’impact sur la protection des données concluant à l’absence de risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées et validée par le délégué à la protection des données. ».

- Dans le cadre de cette dématérialisation, aucune action n’est requise de la part des collaborateurs qui peuvent faire une demande d’accès à leur dossier via l’adresse rgpd-RH@pasteur.fr ou directement auprès du délégué à la protection des données de l’Institut Pasteur via l’adresse dpo@pasteur.fr

• Les principes de confidentialité demeurent inchangés : seules les personnes RH autorisées à consulter et gérer les dossiers du personnel auront accès à cette plate-forme sur un périmètre déterminé en fonction des droits qui leurs sont attribués.

• Chaque nouveau collaborateur est informé, avant son arrivée, de la digitalisation de son dossier RH via une note d’information disponible dans son espace Onboarding (Talentsoft).

Pour toute information complémentaire, veuillez consulter la page Webcampus

Pour toute question relative au RGPD, veuillez contacter le délégué à la protection des données : dpo@pasteur.fr