09 septembre 2022
Bulletin interne de l'Institut Pasteur
Lancement du nouvel outil « Missions et notes de frais » Concur
Depuis 2009, l’Institut Pasteur dispose de deux outils spécifiques permettant de gérer les demandes de missions et les demandes de trésorerie :
• Gestion des demandes de mission (MIP) afin de saisir une demande de mission, d’estimer son montant et d’obtenir un accord sur les aspects hiérarchiques, financiers et RH ;
• Gestion des soldes de mission et des demandes de trésorerie (SDMDT) permettant d’obtenir le remboursement des frais liés à la mission, mais aussi les frais inhérents à des dépenses professionnelles.
Dans le cadre du programme de modernisation de son système d’informations, l’Institut Pasteur, a mené une étude et un projet visant à mettre en place un nouvel outil de gestion centralisé des voyages professionnels et de remboursement de frais professionnels.
Aussi, la direction financière (DF) et les services de la direction des systèmes d'information (DSI) ont le plaisir de vous annoncer la prochaine mise en service de l’outil Concur pour la gestion des missions et notes de frais, venant remplacer les outils actuels (MIP / SDMDT).
Quels bénéfices grâce à l’application Concur ?
• Simplifie, optimise et sécurise les processus de mission et de note de frais,
• Dispose d’un système de réservation intégré et online des prestations de voyage,
• Propose une solution 100% dématérialisée dont les pièces justificatives (via l’application smartphone),
• Offre un accès centralisé pour vos voyages, missions, avances sur mission, pièces justificatives et notes de frais,
• Permet de réduire les frais d’agence avec pour objectif 80 % de réservations on-line (contre 100 % en offline actuellement via l’agence de voyage),
• Contribue au pilotage des données financières de part un meilleur contrôle du disponible (financement) et de gestion des engagements de dépenses.
Quelles fonctionnalités innovantes ?
• Solution ergonomique : possibilité de créer ou de valider simplement la mission et la note de frais
• Numérisation du justificatif directement depuis son smartphone avec reconnaissance automatique des caractères (OCR)
• Réservation « online » des prestations de voyages par le voyageur depuis l’outil
• Validation simplifiée via l’application smartphone des ordres de mission et des notes de frais par les responsables (hiérarchique, budgétaire, gestionnaire, DSSU…)
Afin de vous faire découvrir cette nouvelle application, la direction des systèmes d’information vous convie aux sessions de présentation qui se tiendront les 19 et 21 septembre 2022 de 14h à 16 h 45 au sein de l’auditorium François Jacob.
Il vous sera également possible de participer à distance à ces sessions, à partir de l’application Teams.
Pour ce faire, il vous suffit de vous inscrire à une session webinar via l'un de ces liens :
La direction des systèmes d’information espère pouvoir vous compter nombreux et nombreuses lors de ces rendez-vous.