Depuis le 1^er novembre, l'attribution des numéros de téléphone individuels associés à Teams a évolué pour une partie du personnel. Ce message a pour objectif de vous présenter clairement ces changements, de répondre aux questions que certains d'entre vous ont déjà fait remonter, et de vous indiquer comment obtenir de l'aide si nécessaire.

Ce qui ne change pas : Teams reste votre outil de communication

Les appels et réunions Teams restent disponibles pour tous, sans modification, y compris avec des interlocuteurs extérieurs à l'Institut Pasteur qui disposent eux-mêmes de Teams ou qui rejoignent une réunion par un lien. Le chat, le partage d'écran et l'accès aux fichiers sont inchangés. Les numéros utiles et d'urgence de l'Institut, dont celui du PC sécurité, demeurent joignables depuis Teams par l'ensemble du personnel, sous forme de contacts enregistrés. La liste de ces contacts est en cours de mise à jour sur ePasteur.

Ce qui change : le numéro de téléphone individuel

Ce qui évolue concerne uniquement le numéro de téléphone individuel associé à Teams, celui qui permet de composer un numéro fixe ou mobile classique et d'être appelé sur ce numéro depuis l'extérieur. Le renouvellement du contrat Microsoft, pour une durée de trois ans à compter du 1er novembre, a conduit la direction des systèmes d’information à revoir l'attribution de ces licences.

En effet, l'analyse des usages sur la période du 1^er mai au 15 octobre a montré que 1 900 licences sur 3 324 n'avaient donné lieu à aucun appel, entrant ou sortant, et 524 à moins de dix appels. Dans un souci d'utilisation responsable des ressources de l'institut - la non-reconduction de ces licences représente une économie de 171 k€ sur la durée du contrat, il a été décidé d'attribuer désormais le numéro de téléphone individuel sur la base des besoins réels, plutôt que de le maintenir par défaut pour l'ensemble du personnel.

Qui conserve son numéro de téléphone

Conservent leur numéro de téléphone : toutes les personnes qui l'ont utilisé régulièrement, les chefs d'unité et responsables d'équipe, les assistant(e)s, ainsi que les numéros partagés de laboratoires et de services.

Comment savoir si vous êtes concerné(e)

Les personnes dont la licence n'est pas reconduite ont reçu un message personnalisé le 28 octobre. Si vous n'avez rien reçu, votre numéro est maintenu. Si vous avez reçu ce message, puis un second confirmant le maintien de votre numéro, c'est ce second message qui fait foi.

En cas de doute, n'hésitez pas à contacter informatique@pasteur.fr ou votre correspondant informatique, qui pourra vous orienter.

Comment obtenir ou rétablir un numéro de téléphone

La direction des systèmes d’information souhaite le rappeler clairement : aucun membre du personnel n'a à utiliser son téléphone personnel pour des communications professionnelles.

Si vous avez besoin d'un numéro de téléphone, que vous soyez arrivé(e) récemment, que vous ayez été absent(e) pendant la période d'analyse, ou que vos besoins aient évolué, votre responsable peut en faire la demande à tout moment auprès de informatique@pasteur.fr. Votre numéro d'origine vous sera rétabli rapidement et sans justification de volume d'appels.

Sur les 1 390 licences souscrites, environ 1 200 sont actuellement attribuées et une centaine reste disponible ; le contrat permet d'en ajouter si les besoins le justifient. Les équipes souhaitant disposer d'un poste partagé (de bureau, sans fil ou mural) peuvent également en faire la demande. Les situations liées à une couverture mobile insuffisante dans certains locaux seront traitées en priorité.

À venir : des révisions périodiques, annoncées en amont

Le parc de licences fera l'objet de révisions régulières, précédées d'un délai de prévenance suffisant et encadrées par des règles qui vous seront communiquées à l'avance. Vos retours sur ce dispositif sont les bienvenus : ils contribueront à l'adapter au mieux aux réalités du terrain.

La direction des systèmes d’information reste disponible pour répondre à toute question complémentaire.