20 octobre 2023
Bulletin interne de l'Institut Pasteur
ePasteurisez-vous !
ePasteur continue de se dévoiler et Bip vous propose cette semaine d’en découvrir un peu plus sur ce chantier d’envergure ! Il y a un an, le projet de refonte de Webcampus démarrait, embarquant avec lui de très nombreuses directions ainsi que plusieurs contributeurs et utilisateurs de l’intranet. À l’occasion de cette étape symbolique, et après avoir découvert quelques bribes de son design dans la précédente édition du Bip, entrez dans les coulisses du projet ePasteur au travers des témoignages de celles et ceux qui contribuent à son aboutissement.
Le succès d’un tel projet qui a pour ambition de pouvoir proposer au campus un outil qui soit le reflet de sa structuration et son organisation propres et qui réponde aux enjeux de communication et de collaboration de l’Institut pour toujours mieux travailler ensemble, repose sur un travail d’équipe structuré en plusieurs étapes et effectué en transversalité. Pour encadrer et accompagner tous les jalons de cette refonte pilotée par la direction de la communication (Dircom) et la direction des systèmes d’information (DSI), l’Institut Pasteur a non seulement pu s’appuyer sur l’expertise métier de prestataires externes (cheffe de projet dédiée, graphistes, développeurs) mais également sur l’implication de plusieurs contributeurs pasteuriens.
Après la constitution d’une équipe projet dédiée (cheffe de projet/Dircom/DSI), c’est au travers de différents rendez-vous, ateliers et réflexions liés au design et à l’ergonomie, puis à l’organisation et l’intégration de l’information que le futur ePasteur s’est construit. Bip vous propose aujourd’hui de lire quelques témoignages parmi les personnes qui ont permis de nourrir le projet de refonte à chacune de ses étapes clés.
Graphisme et ergonomie au service du renouveau
Découvrez les témoignages de Frédéric Veldeman et Anne Beaumel, respectivement expert en conception d’intranet et directrice artistique, dont l’approche pour ce projet a consisté à organiser les contenus sur les pages clés, à sélectionner les composants les plus adaptés et y poser un design capable de résumer, à la fois l’esprit de l’Institut, mais aussi l’émulsion propre à la recherche scientifique.
Je suis expert dans la conception d’intranets et j’ai eu le plaisir d’élaborer les écrans ePasteur en sélectionnant les composants techniques les plus adaptés.
J’espère que cette nouvelle expérience digitale sera à la hauteur de vos attentes.
Frédéric Veldeman
J’ai eu le plaisir d’assurer le rôle de directrice artistique et de mettre en œuvre le nouveau design des écrans e-Pasteur. Je suis une passionnée et j’aime rendre les choses belles et agréables à regarder. Avec ses courbes dynamiques et ses couleurs peps, j’espère que ce nouvel intranet sera faire vibrer vos contenus et votre quotidien.
Anne Chevalier Beaumel
Organiser les contenus pour une information structurée lisible et à jour
En parallèle du volet dédié au design et à l’ergonomie, l’un des enjeux de cette refonte a été de proposer à chaque Pasteurien(ne) un contenu ciblé, structuré, clair et actualisé. C’est au fil de plusieurs échanges et réflexions de co-construction, et toujours aux côtés de contributeurs aux profils métiers variés, que l’ossature du futur outil s’est dessinée et affinée.
Il se passe beaucoup de choses sur notre campus, qui rassemble de nombreux métiers variés, avec chacun leurs enjeux et leurs besoins ; l'outil qui viendra tous nous rassembler pour partager les informations indispensables dans notre quotidien joue donc un rôle crucial. Se plonger dans la refonte de Webcampus et la naissance du nouvel ePasteur a donc été un beau challenge ! Et je suis convaincu que notre nouvelle plateforme sera à l'image du travail qui lui a donné forme : collaboratif, joyeux et surtout, efficace et utile à toutes et tous !
Guillaume Frasca, department manager
Je suis ravie d’avoir été associée dès le début à ce beau et ambitieux projet. A peine arrivée à l’Institut Pasteur, cela a été une entrée en matière originale pour découvrir les multiples facettes de la vie sur le campus. La diversité des expertises, des métiers mais aussi des points de vue…
Bravo pour l’effort qui a été engagé, toujours dans un esprit collectif et afin de tenir compte de toutes les spécificités de chacun et chacune : un vrai challenge, mais qui devrait rendre compte au final de l’incroyable richesse créative de notre Institut. Je crois que le résultat est à la hauteur des enjeux, pour une navigation fluide, pratique, utile, informative et avec une bonne touche de peps !
Bérangère Virlon, department manager
Lorsque l’on m’a demandé de participer au groupe de travail pour la modernisation du site Webcampus, je me suis vraiment demandé dans quoi je mettais les pieds ! Et ce fut une belle aventure avec la découverte d’un nouveau monde, la rencontre avec des personnes de toutes origines, administratifs, scientifiques, et c’est avec grand plaisir que j’ai participé à l’échafaudage de ce nouveau projet qui nous conduit à ePasteur.
L’attente de chacun pour avoir un site qui soit plus fonctionnel, avec un visuel plus agréable et plus intuitif, et bien j’espère que nous aurons pu apporter cette modernité à travers nos différentes discussions et que chacun se retrouvera dans ePasteur.
Florence Larrous, PhD
Unité Lyssavirus, épidémiologie et neuropathologie (LyEN) - CNR de la Rage
Méthode, agilité et transversalité
Suite aux précédentes phases, tout un travail de migration, d’actualisation et de rédaction de contenus nouveaux s’est mis en place. Pour assurer le succès de cette étape cruciale, et permettre aux contributeurs de chaque direction de pouvoir intégrer leur contenu, le projet a suivi la méthodologie de gestion de projet « agile ». Une méthode populaire dans le monde informatique mais revisitée ici pour s’adapter au contexte particulier de l’Institut Pasteur dans lequel les pourvoyeurs de contenus sont aussi les intégrateurs, en plus de leurs missions respectives quotidiennes. C’est donc autour de la cheffe de projet ePasteur, Marie-Claude Sainte Luce, que s’est structurée en début d’année une équipe de 22 contributeurs, se réunissant de façon hebdomadaire pour assurer le suivi de l’intégration des contenus de chacun, et avançant de manière itérative en période de travail de trois semaines sur de nouvelles fonctionnalités et contenus à intégrer.
Bip vous propose de découvrir quelques témoignages des membres de « l’équipe scrum » :
ePasteur est un projet de grande envergure qui impacte toutes les directions. L'enjeu ici était de proposer une méthode de travail qui permette à la fois de coordonner les différentes actions liées au projet et de collaborer avec l'ensemble de ces directions. La mise en place de la méthodologie Scrum fût l'opportunité pour l'équipe projet de travailler de façon très rapprochée avec ces équipes tout en plaçant au centre des réflexions l'utilisateur final.
Travaillant jour après jour au côté de ces équipes, d'une bienveillance incroyable, je mesure depuis un an un engagement et une volonté d'offrir un outil à la hauteur des attentes. Encore merci.
Marie-Claude Sainte Luce, cheffe de projet ePasteur
et Scrum Master*
J’ai trouvé le projet ePasteur extrêmement enrichissant, tant humainement que techniquement. C’est un projet qui, en plus d’avoir permis de découvrir une méthodologie de travail originale adaptée à nos besoins et un nouvel outil de gestion de contenu (sharepoint), est un projet fédérateur au service de chacun.
Endurance, agilité, bonne humeur et bienveillance ont jalonné le travail d’équipe mené par les contributeurs au fil des weekly. Ce projet, soutenu par une belle énergie collective, va permettre de proposer un outil robuste, clair et moderne que nous nous réjouissons de pouvoir partager au campus et d’utiliser au quotidien !
Amélie Leclercq, contributrice pour la direction
de la communication et Product Owner**
ePasteur reflète les valeurs de l’Institut à travers une interface plus ergonomique, moderne, couplée d’une expérience utilisateur optimisée et de fonctionnalités de recherche améliorées.
L’espace DSI a été pensé pour informer les pasteuriens de toute l’offre de services IT à leur disposition sur le campus, accompagné de la documentation qui y est associée.
Je suis ravie d’avoir pu participer à ce projet, depuis les groupes de travail et ateliers de réflexion structurelle et design, à la construction finale des pages, au fil des mois. La méthodologie de gestion de projet Agile nous a permis de cadrer nos objectifs face à l’envergure de la tâche, mais aussi d’en mesurer l’avancement individuel et collectif en temps réel. Sharepoint offre de belles possibilités, avec des mises à jour et nouveautés régulières dont nous allons pouvoir bénéficier et que j’ai hâte de découvrir !
Céline Brosset, contributrice pour la direction
des systèmes d’information
Quel plaisir de contribuer à la mise en place d’ePasteur ! Une navigation facilitée, des pages mieux organisées avec un contenu aéré, structuré et plus lisible, un univers visuel dynamique… les bénéfices de cette modernisation pour le campus seront nombreux. C’est aussi l’opportunité de retravailler et de repenser un grand nombre de nos contenus : nous avons eu à cœur qu’ePasteur puisse correspondre aux mieux aux besoins d’information et de communication des pasteuriennes et des pasteuriens.
Et côté projet, j’ai apprécié à titre personnel la belle dynamique insufflée dès les débuts, avec la découverte d’une méthodologie « scrum » adaptée à la mode pasteurienne et un travail mené en transversal et dans la bonne humeur !
Virginie Ambelouis-Hachard, contributrice pour la direction
des ressources humaines
L’Institut Pasteur de Paris est un site de recherche dense. Les informations sur l’intranet font vibrer une multitude de personnes qui contribuent au bouillonnement du campus, que ce soit à travers les activités organisées ou les renseignements qu’on cherche pour « aller chercher quelque chose quelque part de l’autre côté » ! Contribuer à mettre en place une partie de la section formation par la recherche m’a permis de décloisonner et rendre plus transparent l’ensemble des acteurs et outils autour de ce sujet qui touche aussi bien les assistantes administratives, que les directeurs et directrices de thèse et les doctorantes et doctorants.
Deshmukh Gopaul, contributeur pour la direction de l’enseignement
Ces différents témoignages illustrent la richesse et la transversalité de ce projet structuré et structurant pour offrir à tout un campus un outil moderne et incontournable à leur quotidien.
La direction de la communication et la direction des systèmes d’informations tiennent à adresser leurs remerciements à toutes les personnes qui, depuis le début de cette refonte, se sont impliquées au travers de leur accompagnement, de leur présence aux ateliers de co-conception, de leur contribution au sein de l’équipe scrum, ou de tout autre échange et discussions ayant permis de faire avancer, et bientôt aboutir, ce chantier majeur et attendu par tout un campus.
Attendu depuis longtemps, le nouvel intranet ePasteur est enfin en phase de concrétisation. D’une technologie et une esthétique qui se veut plus dans l’air du temps, il incarne notre aspiration à dynamiser la communication au sein de l'institut. Je suis convaincu que cet outil moderne se révélera être la pierre angulaire des échanges entre tous.
J'adresse mes sincères remerciements aux équipes engagées dans ce projet, car c'est grâce à leur détermination et leur enthousiasme que nous approchons de cette évolution majeure pour notre communication interne.
Stéphane Fournier, directeur des systèmes d'information
L’équipe projet a hâte de pouvoir vous présenter ce futur intranet !
