Point sur l’utilisation du portail d’achat COUPA après 4 mois d’utilisation

Après quatre mois de mise en ligne, l’équipe projet et la direction financière vous proposent un retour rapide sur l’utilisation du portail d’achats Coupa.

Environ 20000 commandes ont été enregistrées, soit 5000 / mois en moyenne ce qui correspond au flux constaté en 2024.

Plusieurs points sont remontés et une attention particulière est portée à l’ensemble de ces points, soit pour améliorer la prise en main, soit pour résoudre les difficultés rencontrées.

Les Opendesks sont toujours d’actualité. Le prochain est prévu le 22 mai 2025.

C’est une opportunité pour remonter vos questions et avoir dans la mesure du possible une réponse en direct.

Par ailleurs à la suite de demandes remontées par les Directeurs de Départements :

    •    Une amélioration qui permet de centraliser l’activité de passation de commandes sur un profil utilisateur donné (par ex Lab Manager) tout en déléguant les réceptions sur les collaborateurs concernés a été mise en place ;

    •    La fonctionnalité de visualiser les commandes sur un périmètre élargi a également été ouverte à l’ensemble du campus ;

    •    Des travaux d’enrichissement des articles en catalogues pour y inclure des articles peu commandés au niveau global IP, mais essentiels pour certains départements (par exemple Biochimie) sont prévus en juin. Cette prise en compte permettra de limiter le recours aux devis.

Pour vos questions vous pouvez :

    •    Vous appuyer en premier lieu sur la documentation mise à votre disposition

    •    Adresser un mail à COUPA@pasteur.fr et l’équipe support vous répondra.

En ce qui concerne les factures et les règlements, des retards parfois importants dans le règlement des factures fournisseurs sont constatés. Ces retards sont essentiellement dus à des problématiques techniques temporaires :

    •    Le logiciel « OCR » de reconnaissance des factures n’a pas eu dès le démarrage la performance qui avait été avancée par notre prestataire, ce qui ralentit le processus totalement automatisé de traitement des factures ;

    •    Un volume, plus important que prévu, de factures à rapprocher avec les commandes (problèmes d’interfaces, paramétrages).

Pour rappel, le process totalement digitalisé nécessite que chacune des étapes soit correctement respectée, à savoir :

    •    Le demandeur doit passer une commande et la réception doit être faite dans l’outil (soit par la logistique, soit par le demandeur lui-même) ;

    •    La facture du fournisseur doit rappeler le N° de commande.

Des mesures exceptionnelles ont été prises pour rétablir rapidement la situation :

    •    En ce qui concerne le logiciel de reconnaissance des factures, des efforts importants pour mobiliser l’éditeur concerné ont été déployés et les problèmes de performance se sont bien améliorés ;

    •    Le renforcement temporaire des équipes de la comptabilité fournisseur a été décidé avec mise en œuvre rapide (intérim) ;

    •    Un processus exceptionnel de règlement sur une sélection de fournisseurs stratégiques particuliers (Science, CMIP, Chantiers) a été mis en place ;

    •    Le règlement des factures pour lesquelles un risque opérationnel spécifique est remonté à la Direction Financière (rupture potentielle de livraisons par exemple) est systématiquement priorisé.  Nous vous remercions de transmettre ces cas à vos gestions qui relaieront auprès de l’équipe comptable ;

    •    Une communication envers l’ensemble de nos fournisseurs a été faite. Elle est jointe ici. N’hésitez pas à y faire référence.
 

Le dispositif d’accompagnement important (équipe support, documents, FAQ et vidéos, open desks) est disponiblesur ePasteur.

Afin de suivre le déploiement de l’outil, un comité utilisateurs Coupa va être organisé. Il permettra de remonter et mettre en œuvre les solutions opérationnelles aux problèmes rencontrés (bonnes pratiques, évolutions de l’outil, trucs et astuces).

Afin que ce comité soit représentatif des utilisateurs du campus, il est indispensable d’y associer des directeurs de département, des assistantes d’unités scientifiques, ainsi que des PI et Lab managers volontaires.

Vous pouvez rejoindre ce comité en envoyant un courriel à Guillaume Frasca (guillaume.frasca@pasteur.fr) d’ici le vendredi 23 mai.