Covid-19 – Vos informations utiles : activité partielle, plan de reprise progressive d'activité, activités suspendues, déploiement de Microsoft Teams,...

Recours au dispositif d'activité partielle

Pour faire face aux circonstances exceptionnelles liées à la pandémie de Covid-19 et prendre en compte la réduction d’activité contrainte de certaines de ses entités, l’Institut Pasteur a décidé, après consultation et avis favorable du Comité social et économique (CSE), d’avoir recours au dispositif d’activité partielle rendu possible par le Gouvernement.

Pourquoi ce dispositif à l’Institut Pasteur ?

- Malgré les mesures prises pour favoriser la continuité, plusieurs entités - en science ou en support à la recherche - ont constaté une réduction contrainte de leur activité, que ce soit du fait du recentrage indispensable sur les activités prioritaires en lien avec le Covid-19 ou de l’impossibilité (partielle ou totale) d’exercer à distance du campus.

- Le recours à l’activité partielle est nécessaire pour faire face à des charges fixes élevées, des risques importants de baisse de revenus, et permet ainsi de demander le versement d’indemnités au titre des heures non travaillées pour les salariés concernés.

Comment et qui se trouve concerné ?

Nous avons fait le choix d’une approche individualisée : sur la base d’échanges avec tous les responsables et les membres de leurs équipes, la direction scientifique et la direction des ressources humaines ont procédé à une évaluation de l’impact de la situation au sein de chaque service depuis le début du confinement. Des pourcentages d’activité pour chaque salarié ont pu être identifiés grâce à un recueil réalisé par les responsables.

Les personnes concernées par ce dispositif sont :
- les salariés dont l’activité n’est pas opérable à distance et sans accès au campus ;
- les salariés qui ont vu une réduction contrainte de leur activité du fait de la baisse d’activité et du recentrage sur les activités prioritaires.

Contractuellement, ces salariés peuvent avoir un contrat indéterminé ou déterminé, être alternants, à temps plein ou partiel ou encore en temps partiel thérapeutique.

En pratique :

- L’activité partielle équivaut simplement à une suspension du contrat de travail pendant les jours non travaillés. Il ne s’agit en aucun cas d’une modification de ce contrat et le lien n’est pas rompu avec l’Institut Pasteur.

Si vous êtes concerné(e) par de l’activité partielle, soyez assuré(e) que votre rémunération sera totalement maintenue, inchangée et versée selon le calendrier habituel ; l’indemnité légale de 70% sera en effet complétée par l’Institut Pasteur pour garantir 100% de votre rémunération nette.

Par ailleurs, vous ne constaterez aucun changement dans l’acquisition des CP et des RTT (pour les forfaits jours), tout comme la couverture frais de santé / prévoyance dont vous continuerez à bénéficier ainsi que le calcul pour les droits à la retraite.

Concrètement pour les personnes concernées :

Il sera indispensable d’identifier les journées non travaillées correspondant aux journées d’activité partielle (AP).
- En cohérence avec le pourcentage d’activité partielle (qui vous sera communiqué individuellement par mail), vous devrez poser régulièrement et au plus tard avant chaque fin de mois des jours précis d’AP dans votre portail RH (par ½ journée ou journée complète).
- Pendant ces jours non travaillés vous serez alors en suspension de contrat et n’aurez pas à fournir de prestation en lien avec vos missions contractuelles.

Concernant la déclaration des jours ou ½ journées non travaillées :

- Pour la période allant du 4 mai à fin juin, ces journées devront être posées directement sur le portail RH par vous-même et validées par votre responsable ;
- Pour la période allant du 17 mars au 30 avril, il ne sera pas nécessaire de ressaisir les jours car nous nous baserons sur les pourcentages d’activité remontés par vos responsables.

Calendrier de mise en œuvre :

- La période d’activité partielle est effective depuis le 17 mars et s’étend jusqu’au 30 juin 2020 pour tenir compte de la reprise très progressive que nous allons mettre en place.
- Chaque collaborateur concerné recevra prochainement un courrier mailing personnalisé lui indiquant précisément son taux d’activité.
- Le bulletin de paie (du mois de juin) des personnes concernées verra apparaître des lignes supplémentaires reflétant le nombre d’heures, l’indemnité et le taux horaire.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez consulter la page Webcampus dédiée au sujet (foires aux questions, explications) ou adresser vos questions par mail à PCA-Activité partielle : PCA-activitepartielle@pasteur.fr

Sachez que nous avons bien conscience que la baisse d’activité que nous subissons résulte de circonstances exceptionnelles. Nous vous remercions par avance de votre compréhension et de votre collaboration dans la mise en œuvre de ce dispositif, indispensable pour l’Institut Pasteur.

L’équipe Plan de Continuité d’Activité (PCA)

A noter : la demande de recours à l'activité partielle a été effectuée auprès des instances administratives et sa mise en œuvre à l'Institut Pasteur est donc soumise à un accord de la Direccte (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi).

Grands principes du Plan de Reprise Progressive d’Activité (PRPA) sur le campus

Suite à l’annonce d’un déconfinement progressif sur notre territoire à partir du 11 mai, dont les modalités, y compris géographiques, ne sont pas encore définitivement arrêtées, l’Institut Pasteur met en œuvre son Plan de Reprise Progressive d’Activité (PRPA) sur le campus. Ce plan doit favoriser une reprise graduelle de l’activité normale sur le campus, en protégeant la santé et la sécurité des collaborateurs, tout en s’adaptant en permanence à l’évolution de l’épidémie et aux consignes gouvernementales.

Les grands principes du PRPA ont été présentés le 29 avril aux élus du Comité social et économique (CSE), qui a émis un avis favorable :

Prendre en considération pour chaque collaborateur le principe du volontariat pour un retour sur le campus, eu égard à sa situation personnelle et familiale (transports, réouverture des écoles…) ;
Maintenir à domicile les personnes fragiles, au sens du Haut Conseil de la Santé Publique (accéder à la fiche médicale sur Webcampus) ;
Appliquer de manière rigoureuse les mesures barrières et de distanciation pour ne pas se mettre et mettre en danger les autres et appliquer les mesures d’isolement dès que possible en cas de suspicion d’infection ou de diagnostic ;
Rendre le port du masque obligatoire dans les espaces partagés et lors de la circulation entre les bâtiments, compte tenu de la densité du campus ;
Poursuivre et favoriser le télétravail autant que possible, en donnant la possibilité d’un accès ponctuel au campus ;
Mener au sein de chaque équipe, une réflexion sur l’organisation du travail en évaluant pour chacun des collaborateurs la nécessité de sa présence sur le campus et, si besoin, la fréquence de sa venue ;
Prioriser dans cette réflexion les activités de laboratoire et les fonctions supports soutenant ces activités, de manière à limiter les effectifs présents sur le campus ;
S’accorder avec les cotutelles sur les modalités applicables pour les unités Inserm et CNRS (responsabilité principale de l’hébergeur, donc de l’Institut Pasteur).

La mise en œuvre de la reprise progressive d’activité de l’Institut Pasteur est assurée par le Comité Plan de Reprise Progressive d’Activité (jusqu’à présent Comité Plan de Continuité d’Activité) et s’appuiera sur une cellule opérationnelle pour la gestion des aspects organisationnels et la préparation des décisions.

Consultez le document complet des grands principes du Plan de Reprise Progressive d’Activité daté du 24 avril, qui sera amené à évoluer dans les semaines à venir

En cas de questions, nous vous demandons de prioritairement les remonter à vos responsables qui pourront interagir avec la cellule opérationnelle PRPA.

Nous vous tiendrons régulièrement informés de l’évolution des dispositions de la reprise des activités sur le campus.

Le Comité Plan de Reprise Progressive d’Activité (PRPA)

Activités suspendues sur le campus, missions professionnelles et accueil des stagiaires

En parallèle de la mise en place des dispositions pratiques qui seront mises en place pour amorcer la sortie du confinement après le 11 mai au niveau du campus, certaines directives issues de la note n°2 du 13 mars 2020 sont d’ores et déjà prolongées jusqu’au 31 août 2020 minimum.

1/ Activités suspendues en présentiel sur le campus

Un certain nombre d’activités demeurent suspendues jusqu’au 31 août 2020 minimum :

• Enseignements présentiels ;

• Séminaires externes et internes (en présentiel), retraites de départements ;

• Conférences, colloques et autres manifestations accueillant du public sur le campus ;

• Réunions : seules les téléréunions seront autorisées ; des réunions sur place peuvent être organisées à la condition de se tenir avec un nombre de participants sur place le plus faible possible – les autres participants se connectant à la réunion par internet – et sous réserve expresse de pouvoir respecter à tout moment la distanciation physique d’au moins 1,5 mètre entre les personnes ;

• Visites du Musée ;

• Activités sportives et sociales.

2/ Accès au campus pour les chercheurs invités retraités et les enfants

La suspension des badges pour les chercheurs invités retraités est prolongée jusqu’au 31 août 2020 minimum. La présence des enfants de moins de 18 ans sur le campus demeure interdite jusqu’à nouvel ordre.

3/ Stagiaires

Le maintien des liens avec les stagiaires en cours (M2, M1, L3 et autres) est essentiel. Les conditions spécifiques relatives aux stagaires scientifiques ont été transmises par la direction scientifique la semaine passée à chaque entité de recherche. Par ailleurs, à date, l'accueil de nouveaux stagiaires est suspendu jusqu'au 31 août 2020.

4/ Missions professionnelles

L’autorisation préalable du délégué à la sécurité et à la sûreté est maintenue jusqu’à nouvel ordre pour toute demande de mission à l’étranger.

De manière concrète, il en découle les instructions suivantes :

Les missions programmées jusqu’au 31 août 2020 doivent être annulées ;
Toute nouvelle demande de mission démarrant avant le 1^er septembre 2020 ne sera pas autorisée, sauf situation très exceptionnelle, analysée au cas par cas et validée par la direction générale ;
Pour les demandes de mission démarrant après le 31 août 2020, nous vous remercions d’attendre la 2^e quinzaine du mois de juin 2020 pour les soumettre, compte tenu de l’absence de visibilité quant à l’évolution de la situation mondiale et des dispositions réglementaires dans les différents pays.

Vous avez une question en lien avec les ressources humaines dans ce contexte particulier ?

La direction des ressources humaines a mis en place une foire aux questions RH, disponible sur une page dédiée. Pour toute question relative à la feuille de gestion horaire, se référer à cette FAQ évolutive et régulièrement enrichie en fonction des situations rencontrées et des questions posées.

Microsoft Teams est déployée pour l'ensemble des collaborateurs du campus

Afin de faciliter au mieux le travail à distance dans le cadre de la crise Covid-19 et du confinement, la direction des systèmes d’information (DSI) de l’Institut Pasteur a déployé l’application Teams à l’ensemble des Pasteuriens.

Vous êtes nombreux à la demander et plusieurs d'entre vous la connaissent déjà. Pour d'autres, ce sera une nouveauté. Teams est la solution de collaboration choisie par l’Institut Pasteur qui regroupe des fonctionnalités de visioconférence, de coédition de documents et de chat.

À terme, Teams remplacera Skype for Business (qui reste encore opérationnel aujourd’hui).
Pour le moment, prenez le temps de vous familiariser avec Teams et expérimentez-la lors de vos prochains projets.

Comment installer Teams ?

Pour télécharger l’application PC ou Mac

• Pour télécharger l’application mobile sur votre téléphone portable ou tablette via votre store (iOS et Android) – application Teams

Comment lancer Teams ?

► Depuis votre ordinateur :
Ouvrez le menu « Démarrer » puis recherchez « Microsoft Teams »

► Depuis votre smartphone
Recherchez l’icône « Microsoft Teams »

►Connexion à l’application :
-Votre identifiant est « pnom@pasteur.fr » (le même que Eduroam)
-Votre mot de passe est celui habituel à vos accès Pasteur
Important : il vous faut une caméra et un micro sur votre ordinateur, pour la fonction audio et visio. Branchez vos oreillettes avec micro pour vous isoler.

Les fonctionnalités

► Messagerie instantanée
Échangez des messages et des documents en direct avec vos collègues.

►Collaboration
- Créez des équipes de travail (espaces de conversation), appelées « Équipes », et travaillez ensemble en mode « projet » (pour les bonnes pratiques n’hésitez pas à solliciter la DSI).
- Créez des sous-groupes pour chaque projet, appelés « Canal »
- Les membres peuvent partager des documents (Word, Excel, PowerPoint…) consultables et éditables en temps réel par les autres membres

►Réunions à distance
- Organisez des audio- et visioconférences appelées « Teams Meetings ». Les réunions en ligne permettent de réunir jusqu’à 250 participants.
- Partagez votre écran, des fenêtres ou des PowerPoint avec les invités.

Support utilisateur

► Une aide en ligne est disponible directement dans Teams, de nombreux tutoriels et vidéos de formation y sont disponibles.

► Teams est un outil qui évolue très rapidement, de nombreuses fonctionnalités sont à venir. (Par exemple, il va bientôt être possible d’afficher jusqu’à neuf personnes sur l’écran ou de pouvoir lever la main dans les réunions en ligne,…).

Au regard du déploiement exceptionnel et rapide de l’application Teams, la DSI essaiera au mieux de répondre à vos sollicitations. Pour ce faire vous pouvez appeler l’assistante au +33 (0)1 40 61 36 00 ou via le canal d’entraide dédié « Teams Institut Pasteur» dans Teams.

Par ailleurs, des guides d’utilisation vous seront communiqués ultérieurement.

Attention, veillez à protéger vos données

Teams permet le partage de fichiers entre groupes de collaborateurs dans plusieurs pays. Il est important de veiller à ne pas partager des documents contenant des informations sensibles et notamment des données réglementées.

Pour travailler de manière sécurisée, n’hésitez pas à consulter le Guide pratique pour le travail à distance

Gardons le lien, même à distance

Vous accompagner à distance en cette période particulière est primordial, c'est pourquoi vous retrouverez sur cette page Webcampus des idées de contenus pour continuer à garder le lien, échanger, partager, se former ou s’évader… même à distance !

Car si la situation exceptionnelle que nous vivons actuellement recouvre des réalités bien différentes selon les Pasteuriens (confinement, travail à distance ou activités prioritaires exercées sur le campus), il est bien un enjeu essentiel pour notre communauté : c’est d’être solidaire, et de garder le lien avec ses collègues, ses équipes, ses contacts…

Retrouvez les informations déjà publiées :

Préservons l'esprit d'équipe (27 mars 2020)

Continuons à développer nos compétences (3 avril 2020)

Gardons les bons réflexes d'usage du mail (10 avril 2020)Continuons à bouger et à nous évader (24 avril 2020)

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