CORONAVIRUS

Covid-19 – Informations utiles : GAIP et accès campus en horaires non ouvrés ; demandes de mission ; rappel dispositions PRPA à partir du 15 juillet

  • Utilisation de GAIP pour tout accès sur le campus en horaires non ouvrés

Comme annoncé le 7 mai dernier, il a été décidé d’élargir le champ d’application de la gestion des autorisations de l’Institut Pasteur (GAIP) pour tout accès sur le campus le soir, la nuit, les week-ends, les jours fériés et ponts (heures non ouvrées – HNO).

Bien que l’application de cette nouvelle procédure d’accès ait été mise en service la semaine dernière, il nous est apparu que l’ensemble des personnels n’en avait pas été suffisamment informé. Cette brève a donc pour objet de vous rappeler les nouvelles modalités d’accès au campus en horaires non ouvrés.

Pour rappel, les accès au campus sont autorisés sans restriction du lundi au vendredi, de 7h à 21h.

En dehors de ces plages horaires, toute venue sur le campus les samedis, dimanches, jours fériés, ponts ou en semaine pour les accès en soirée et la nuit, nécessite désormais de faire une demande d’autorisation préalable, et de respecter les conditions suivantes :

•    Saisie des demandes d’accès sur le campus en HNO dans l’outil GAIP avant 21h pour le lendemain (au lieu de 16h comme annoncé précédemment), y compris le vendredi 21h pour venir le samedi ou le dimanche et le dernier jour de travail avant le début d’un week-end prolongé (vendredi ou lundi férié ou le début d’un pont).

•  Validation du responsable hiérarchique du demandeur (ou son délégataire), dans l’outil GAIP avant 21h également.

Attention : les personnes demandant un accès à un laboratoire P3, pour une même plage horaire HNO n’auront pas besoin de faire une demande d’accès campus HNO. En effet, le badge sera automatiquement programmé pour le P3 demandé et l’accès au campus.

En cas d’oubli, de non validation par le responsable ou d'urgence, les personnes désireuses de venir sur le campus pourront contacter le PC sécurité à leur arrivée et, sous réserve d’autorisation par leur responsable ou une personne à qui la responsabilité a été déléguée, se verront autoriser, de façon exceptionnelle, l’accès.

Comme rappelé le 7 mai dernier, l’accès au campus sera accordé sous réserve du suivi des formations/certifications obligatoires.

Par ailleurs, tout collaborateur ayant eu l’autorisation de se rendre sur le campus lors de ces heures non ouvrées, devra respecter les règles suivantes :
•  Éviter le travail isolé ;
•  Respecter des règles de repos quotidien et hebdomadaire ;
•  Appliquer l’ensemble des dispositions du règlement intérieur.

Le respect de manière stricte de toutes ces consignes est nécessaire pour assurer la fluidité des accès au campus et une sécurité maximale pour les collaborateurs venant travailler sur le campus.

Ces règles ne s’appliquent pas aux responsables d’entités scientifiques ou administratives, aux chefs de groupe, aux membres du CSE, aux membres de la direction et du conseil d’administration, au personnel des animaleries et au personnel d’astreinte.

Pour toute question relative :
•  à l’utilisation de l’application GAIP : contacter informatique@pasteur.fr
•  à vos formations/certifications obligatoires : contacter formation@pasteur.fr
•  aux dysfonctionnements rencontrés : contacter gaip@pasteur.fr

Rappel : le responsable hiérarchique peut déléguer sa responsabilité de validation via l’option « Délégation » (voir écran principal GAIP).

Le comité PRPA

 

  • Nouvelles dispositions en vigueur à l’Institut Pasteur pour les demandes de mission à compter du 15 juillet


Plusieurs régions du monde étant encore fortement affectées par la pandémie et compte tenu des mesures prises dans un certain nombre de pays (interruption des liaisons aériennes, interdiction d’entrée sur le territoire, mise en quarantaine obligatoire, etc.), le comité PRPA conseille de différer jusqu’à nouvel ordre tout voyage ou déplacement professionnel hors de l’espace européen. En cas de déplacement impératif pour raison professionnelle ou personnelle, des précisions sur la réglementation en vigueur peuvent être trouvées sur le site du ministère de l'Europe et des affaires étrangères dans la rubrique conseils aux voyageurs de chaque pays.

Les nouvelles dispositions en vigueur à l’Institut Pasteur pour les demandes de mission à compter du 15 juillet sont les suivantes :

1.    Pour les demandes de mission non liées à des projets prioritaires, nous encourageons les collaborateurs à continuer de privilégier les vidéo-conférences, y compris pour les colloques, qui, doivent être envisagés avec prudence s’ils ne sont pas accessibles en visioconférence ;

2.    Les missions en France et en Europe (Union européenne, Norvège, Islande, Suisse et Liechtenstein) demeurent autorisées ;

3.    Les missions hors Europe seront soumises à l’avis préalable du délégué à la sécurité et à la sûreté (DSSu), suivant la procédure applicable pour les pays sensibles. L’avis de la direction scientifique sera également sollicité par le DSSu. Il est donc nécessaire de planifier ces missions, les demandes devront être soumises au minimum 15 jours à l’avance, a fortiori si des mesures de quarantaine doivent s’appliquer.

4.    Les collaborateurs devront s'informer, en amont de la préparation de la mission, des mesures sanitaires en vigueur dans le pays de destination et au retour de voyage, afin de vérifier que celles-ci ne s’opposent pas à l'exécution de la mission (par exemple, en cas de mise en quarantaine ou de restrictions aux déplacements). Ces mesures sanitaires devront être précisées par le collaborateur dans la demande d’autorisation préalable.

Nous vous remercions du strict respect de ces nouvelles dispositions, destinées à protéger les collaborateurs appelés à se déplacer pour des raisons professionnelles ou personnelles liées aux congés d’été.

Le comité PRPA

 

  • Rappel nouveaux aménagements du PRPA à partir du 15 juillet

Les indicateurs sanitaires relatifs au suivi de l’épidémie en France étant favorables et stables à ce stade, le comité PRPA a pris la décision de poursuivre la reprise de l’activité sur le campus en allégeant certaines mesures de notre plan, tout en maintenant les gestes barrières édictés par le nouveau protocole national de déconfinement pour les entreprises du ministère du Travail daté du 24 juin*.

De ce fait, à partir du 15 juillet, 100% des effectifs sont autorisés à revenir à plein temps.
 
Par ailleurs, les nouvelles dispositions suivantes sont à prendre en compte :

• Autorisation dérogatoire de télétravailler 3 jours maximum par semaine, pendant l’été et ce jusqu’à la fin du mois d’août, pour les collaborateurs qui le souhaitent et dont la fonction le permet. Dans ce cas, l’organisation des journées sur le campus et en télétravail doit être décidée en accord avec le responsable ;

• Le port du masque sur le campus reste obligatoire dans toute situation ou localisation sur le campus où la distanciation physique d’au moins un mètre n’est pas possible (espaces partagés, cantine…). À partir du lundi 6 juillet, la distribution des masques ne se fera qu’une fois par jour de 9 h 30 à 11 heures dans les modules sous la cantine.

• Pour les personnes à risque de développer une forme grave de Covid-19, au sens du Haut conseil de la santé publique (HCSP)**, il est recommandé de privilégier le télétravail. Lorsque le télétravail n’est pas possible et que l’organisation du travail ne permet pas à tout moment une distance physique d’au moins un mètre, la reprise de l’activité professionnelle est conditionnée par la mise en œuvre des mesures barrières renforcées : hygiène des mains renforcée, respect strict de la distanciation physique, port d’un masque à usage médical (chirurgical ou FFP2, et non pas grand public). Ces mesures barrières renforcées concernent aussi les personnels de plus de 65 ans en activité, ainsi que les chercheurs retraités invités de l’Institut.

• Les situations exceptionnelles devront être étudiées au cas par cas par les responsables et les proxi-RH.

• L’entrée en application de GAIP campus en horaires non ouvrés est effective depuis le mercredi 1er juillet pour les demandes d’accès des week-ends.

• Concernant les réunions, une signalétique du nombre maximum de personnes et des consignes de mesures barrières à respecter est mise en place et affichée dans chaque salle de réunion, à l’exception des amphithéâtres qui ne peuvent être utilisés, sauf autorisation accordée par le comité PRPA.

•  Concernant l’accueil des visiteurs, stagiaires et retraités :
- les visiteurs externes pour motif professionnel sont autorisés sur le campus, dans la limite de 3 par rendez-vous, sauf dérogation à cette limite validée par les membres du comité de direction ;
- les stagiaires peuvent être à nouveau accueillis, sous réserve d’un encadrement, du respect des mesures barrière et de l’autorisation de leur organisme de tutelles ;
- les chercheurs retraités invités peuvent revenir sur le campus, sous réserve du respect des mesures barrières renforcées décrites ci-dessus.

La situation épidémique pouvant évoluer à tout moment, le comité PRPA se réserve la possibilité de revoir les consignes en place sur le campus au cours de l’été. Une nouvelle communication sera faite avant la rentrée en fonction de l’évolution des indicateurs sanitaires en France et plus particulièrement en Ile-de France, afin de confirmer si la reprise de l’activité peut revenir à la normale à l’Institut Pasteur en septembre.

En vous remerciant par avance du respect strict de l’ensemble de ces nouvelles mesures, nous vous souhaitons, pour ceux qui partent bientôt en congé, un bel été.

Le comité PRPA

* https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/protocole-national-de-deconfineme... (consulter la synthèse page 8)
** https://www.hcsp.fr/explore.cgi/avisrapports

Imprimer