Rappel des démarches, accès et outils à connaître pour travailler à distance

La direction des systèmes d’information (DSI) vous transmet plusieurs recommandations ainsi que des informations pratiques pour l’organisation de votre travail.

• Recommandations à mettre en place dès à présent :

- Les collaborateurs sont invités à copier tous leurs documents de travail importants sur les espaces de stockage dédiés à cet effet (espaces Gaïa/Atlas) afin de pouvoir y accéder de chez eux via le VPN.

• Informations pratiques pour l’organisation de votre travail :

1/ Accès à distance

Pour rappel, les services suivants sont accessibles depuis internet (dans les mêmes conditions que sur le campus) :

- Messagerie électronique https://email.pasteur.fr
- Portail achats https://portailha.pasteur.fr
- Portail RH https://portailrh.pasteur.fr

Plusieurs autres services web sont accessibles soit via le portail https://connect.pasteur.fr, soit en activant le VPN :
- Webcampus
- Télémaque
-  Publications

Toutes ces applications, ainsi que les espaces de stockage (Gaïa/Atlas) sont accessibles en activant le VPN.
Pour obtenir des informations sur la façon de se connecter au client VPN, vous pouvez consulter la page d'assistance.

Enfin il est conseillé de tester la connectivité de votre ordinateur portable dès que possible afin d’anticiper tout problème de connexion lié à un réseau Wi-Fi domestique ou à un point d'accès mobile. Pensez à renvoyer votre ligne téléphonique.

2/ Ressources informatiques pour organiser des réunions virtuelles (Vidyo, Skype, Renater)

• Vidyo
La plateforme de réunions virtuelles Vidyo permet d’organiser des réunions virtuelles dans plusieurs salles du campus (au nombre de six) avec des collaborateurs (ou tiers) à distance.
Vous pouvez consulter les pages suivantes pour obtenir des informations sur l’organisation de réunions virtuelles via Vidyo.

• Skype entreprise et « Rendez-vous » de Renater
Ces deux système permettent l’organisation de réunions virtuelles via votre ordinateur.

Utilisation du système Skype entreprise :
- sur Mac
- sur Windows

Consulter la vidéo explicative
 

Avant toute utilisation de ces systèmes, il est vivement conseillé de les tester à l’avance et de régler les autorisations d’accès au micro, caméra, etc.

3/ Organiser une conférence téléphonique

Il est également possible d’organiser des conférences téléphoniques. Pour ce faire il suffit d’envoyer une demande (de préférence 24h à l’avance) à informatique@pasteur.fr. Un numéro de conférence téléphonique et un mot de passe vous seront alors envoyés. Il vous suffira ensuite de les transmettre aux participants.

Attention, ce système est payant et il est déconseillé d’utiliser les systèmes gratuits disponibles en ligne car ils sont mis en place par des sociétés commerciales pour collecter des données à caractère personnel.

Si vous travaillez avec des tiers (par exemple des fournisseurs, collaborateurs extérieurs), vous pourriez être invité à des réunions virtuelles Vidyo ou sur d'autres plateformes telles que Zoom, GoToMeeting, etc. Étant donné que de plus en plus d'entreprises commencent à imposer des restrictions de déplacement, vous constaterez probablement une augmentation de l'utilisation de ces outils. Si vous recevez une invitation à une réunion virtuelle via un système différent de celui utilisé à l'Institut Pasteur, il est vivement conseillé de le tester à l’avance, certains d'entre eux nécessiteront l'installation d'un "plug-in" logiciel dès la première utilisation (ce qui peut allonger le délai d'accès au début de votre réunion) et de régler les autorisations d’accès au micro, caméra etc.

La DSI compte sur vous pour mettre en place ces recommandations. Pour toute demande, vous pouvez contacter le 3600 depuis le campus, ou le +33 (0)1 40 61 36 00 depuis l’extérieur.