Sûreté
Nouveautés et rappel des bonnes pratiques pour l’application Easy Welcome dédiée à l’accueil des visiteurs
Mise en place en 2024 pour des raisons de sécurité et pour faciliter la venue de vos hôtes, l’application Easy Welcome a permis de donner accès à plus de 70 000 visiteurs sur l’année 2025.
Depuis le déploiement de cette application, l’équipe du pôle sûreté est restée à l’écoute de vos retours et a ainsi pris en compte vos différentes problématiques pour apporter les correctifs nécessaires. Un suivi régulier est ainsi appliqué pour l’amélioration d’un outil indispensable à la sûreté du site. La réorientation du système de détection et de lecture des QR codes aux bornes dédiées situés aux accueils est une illustration concrète des ajustements du système Easy Welcome. En respectant les différentes consignes d’utilisation du QR Code, l’utilisation de ce dernier permet ainsi un accès plus fluide à vos visiteurs et renforce la sécurité du campus.
Ci-dessous, retrouvez un rappel des bonnes pratiques sur l’utilisation de l’application Easy Welcome pour l’enregistrement de vos visiteurs et de la gestion du parking :
Easy Welcome est disponible à l’adresse suivante ou sur votre portail de service dans la rubrique « Mes visites » : « Réserver une place de parking ».
Pour toute question, vous pouvez solliciter l’alias surete@pasteur.fr
Les fonctionnalités
1- Ajout de plusieurs interlocuteurs
Il est possible d’ajouter jusqu’à 5 interlocuteurs sur vos demandes d’accès. Cela vous permet de faire face aux différents imprévus d’emploi du temps. « L’interlocuteur » correspond au Pasteurien ou à la Pasteurienne déclaré(e) qui prendra en charge ses visiteurs à l’accueil et pourra badger pour les faire entrer.
Les hôtes et hôtesses d’accueil restent à votre disposition en cas d’imprévus.
Pour les collaborateurs accueillant simultanément 5 visiteurs, l’hôtesse d’accueil informe l’agent pour faciliter leur accès. Vos visiteurs pourront passer par l’entrée PMR.
Dans le cas où vous avez enregistré plusieurs interlocuteurs, pensez à ajouter les numéros sur lesquels les contacter. Par défaut, ils seront contactés par Teams.
2- Programmer un rendez-vous sur 5 jours consécutifs
Vous avez maintenant la possibilité de créer un rendez-vous sur 5 jours consécutifs. Vous n’aurez pas à dupliquer vos demandes et un QR code par jour sera envoyé au visiteur. Il reste obligatoire de passer quotidiennement à l’accueil pour faire valider l’entrée de vos visiteurs et sa prise en charge par un collaborateur pasteurien.
Le visiteur recevra son QR code par email, valable sur l’ensemble des horaires d’ouverture du site, de 7h à 21h.
3- Réserver une place de parking
- Visiteurs
Lorsque vous créez une invitation pour un visiteur et que celui-ci a besoin d’accéder au site avec son véhicule, il faut cocher la case P du parking et voir la coche verte s’affichée afin de renseigner la plaque d’immatriculation et le modèle du véhicule. Vous pourrez ainsi procéder au choix du parking côté 25 ou 28 du Dr Roux.
- Pasteuriens
Un collaborateur venant occasionnellement en voiture a la possibilité de se garer 3 fois par semaine sur site. Pour cela, vous devez cliquer sur l’onglet « Réserver Parking » puis intégrer les informations nécessaires.
Pour rappel : Tout stationnement doit se faire dans les parkings souterrains du campus.
4- Évènement
Pour tout événement ou enregistrement de groupe supérieur à 50, il est nécessaire de prévenir l’accueil, un dispositif spécifique doit être mis en place.